舞台后方的背景板长12米、高5米，采用高清喷绘工艺制作，背景板主体为深蓝色，上面印有金色的影片名称“丝路传奇”（字体宽3米、高1.5米），名称下方是主创团队名单（导演、编剧、主演等，字体宽20cm、高15cm），最下方标注开机日期“2009年7月25日”和联合出品方（TVB、飞天影视、京市影视集团等），背景板两侧各竖立1面龙国旗（尺寸2.4米×1.6米，旗杆高度5米，材质为铝合金，底部固定在混凝土基座中），国旗下方摆放着2盆大型发财树（高度3米，种植在棕色木质花箱中，花箱长1.2米、宽0.8米、高0.6米），为现场增添了喜庆庄重的氛围。
舞台前方的观众区，整齐摆放着200把黑色折叠椅（每把椅子承重150kg，配有红色椅套，椅套上印着影片logo），椅子之间间距1.2米，形成10条通道，方便参会人员进出；观众区前方设置了媒体拍摄区，预留了50个机位位置，每个位置配备1个电源插座（220V，10A）和1个网络接口，满足媒体拍摄和传输需求；现场还布置了4个大型音响（总功率1200W，覆盖范围500平方米）和8个无线话筒（型号舒尔SM58，拾音距离50cm，音质清晰），确保现场声音传播均匀。
上午8点，剧组工作人员已全部到位，开始进行最后的准备工作。
导演陈凯歌（化名）穿着黑色短袖T恤和卡其色长裤，戴着黑色鸭舌帽，手里拿着《开机仪式流程表》（共6页，A4尺寸，打印在铜版纸上，详细标注每个环节的时间、内容、责任人），正在与执行导演核对流程：“老张，演员到场时间确认好了吗？9点半必须全部到位，不能耽误开机仪式的进度；另外，上香环节的祭品要准备齐全，香烛、水果、糕点都不能少，水果要选寓意好的，苹果（平安）、橙子（成功）、香蕉（吉祥）、葡萄（多福），每种准备10斤，糕点要选宫廷糕点，准备8种，每种5斤。”
执行导演老张（穿着灰色工作服，手里拿着对讲机）回应：“陈导，演员都已经确认了，最早的8点半就能到，最晚的9点前肯定能到，不会耽误；祭品已经准备好了，香烛是专门从雍和宫请的，水果和糕点都是从京市老字号采购的，已经摆放在舞台左侧的供桌上，供桌长2米、宽1米、高0.8米，铺着红色绒布，一会儿上香环节直接用就行。”
制片人王强（穿着藏蓝色西装，内搭白色衬衫，手里拿着项目预算表）走到陈凯歌身边：“陈导，资金方面没问题，总预算1.5亿港元，TVB出资6000万港元，飞天影视出资5000万港元，京市影视集团出资4000万港元，目前已经到账1亿港元，足够支撑前期拍摄；道具和服装也都准备好了，道具组共制作了3000件道具，包括古代的兵器、乐器、生活用品等，服装组制作了1500套服装，涵盖不同民族、不同阶层的服饰，都已经通过了历史顾问的审核，符合当时的时代背景。”
陈凯歌点头，走到摄影棚内查看场景搭建情况，棚内已搭建好部分核心场景，包括古代丝绸之路的驿站、商铺和城墙，驿站的屋顶采用木质结构，覆盖着灰色瓦片（每片瓦片长30cm、宽20cm、厚5cm），屋檐下悬挂着红色灯笼（每个灯笼直径40cm，共20个），驿站内摆放着木质桌椅（共20套，桌子长1.2米、宽0.6米、高0.7米，椅子长0.5米、宽0.4米、高0.8米），桌上摆放着茶具、酒壶等道具；商铺的门面采用木质雕花设计，雕花图案为葡萄、牡丹等吉祥纹样，商铺内摆放着丝绸、茶叶、瓷器等商品模型（共500件，均按1:1比例制作），城墙高8米、长30米、厚2米，采用泡沫和水泥混合材料制作，表面喷涂仿石漆，还原度极高，城墙上方设有垛口（共50个，每个垛口宽0.5米、高0.8米）和了望台（2个，每个面积10平方米）。
场景设计师李娜（穿着牛仔裤和白色T恤，手里拿着设计图）向陈凯歌介绍：“陈导，目前已经完成了30%的场景搭建，剩下的70%会在拍摄过程中逐步完成，每个场景都有详细的设计图，历史顾问全程跟进，确保没有历史错误；灯光和摄影设备也都调试好了，摄影组配备了10台高清摄像机（型号索尼HDW-F900R，分辨率1920×1080），5台航拍无人机（2009年主流型号，续航时间20分钟，拍摄分辨率1080P），灯光组配备了50组照明设备，能满足不同场景的拍摄需求。”
上午8点30分，主演和嘉宾开始陆续到场。
首先抵达的是男主角黄晓明（化名），他穿着白色T恤和黑色牛仔裤，戴着墨镜，身后跟着3名工作人员（经纪人、助理、化妆师），乘坐的车辆是黑色奔驰E级（2009年款，排量3.0L），车辆停在基地入口处后，礼仪小姐立刻上前引导，礼仪小姐穿着红色礼仪礼服（裙摆长及脚踝，领口和袖口绣着金色花纹），手里拿着烫金封面的嘉宾签到册（尺寸32cm×26cm，内页为米黄色宣纸）和影片宣传册（共32页，包含影片剧情、主创介绍、场景设计等内容），黄晓明在签到册上签下名字后，礼仪小姐递上一份开机伴手礼（包含影片定制钢笔1支、logo钥匙扣1个、京市特产礼盒1份）。
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